We verwachten een voordeel van € 145.000 binnen de afdeling documentaire informatievoorziening (DIV). Dit voordeel willen we reserveren voor toekomstige frictiekosten binnen deze afdeling. Het voordeel is ontstaan door het omvormen van de afdeling DIV naar meer digitaal documentenbeheer. Dit heeft gevolgen voor de formatie en bezetting van de afdeling en leidt hierdoor ook tot frictiekosten.

We hebben het beheerplan rollend materieel geactualiseerd. De algemene voertuigkosten (onderhoud, verzekering, belasting, brandstof) van rollend materieel stijgen in 2020 structureel. De kosten om ons wagenpark op peil te houden zijn toegevoegd aan de begroting. Per saldo hebben we een nadeel van € 20.000 in 2020 dat oploopt naar € 68.000 structureel.

We verhogen het budget voor de aansprakelijkheidsverzekering publieke sector met € 54.000. In 2018 is deze opnieuw Europees aanbesteed. De premie is vanaf 2019 € 1,20 per inwoner. Inclusief assurantiebelasting kost de verzekering € 133.000 per jaar.

We hebben een nadeel van € 215.000 door de gestegen premie opstalverzekering vanaf 2020. De opstalverzekering loopt af op 31-12-2019. Bij de nieuwe Europese aanbesteding stijgt de premie vanaf 2020 van 0,51875 promille naar 0,96975 promille, er is dus sprake van bijna een verdubbeling van de kosten. De stijging is het gevolg van het flink toegenomen aantal schades, de verhouding ontvangen premies en uit te keren schades staat onder toenemende druk. Naast de premiestijging is er ingaande 2020 ook sprake van een eigen risico van € 5.000 per schadegeval. We gaan er vanuit dat het eigen risico per schadegeval wordt betaald uit de reguliere exploitatiebudgetten van de diverse gebouwen. Deze hogere kosten voor de opstalverzekering verdelen we naar onderwijsgebouwen, het MJC, buurt- en wijkcentra en sporthallen en zalen. Bij parkeergarage Bergoss hebben we een voordeel € 6.000 per 2019 omdat de verzekering wordt voortgezet via de Vereniging van Eigenaren.

We verlagen de opbrengsten reisdocumenten in 2019 met € 230.000 oplopend naar 2023 met € 350.000 (incidenteel). In 2014 is de geldigheidsduur van paspoorten en identiteitskaarten(18+) van 5 naar 10 jaar gebracht. Hierdoor verstrekken we in 2019 t/m 2023 minder reisdocumenten. Voor deze wijziging is de prognoseberekening van de Nederlandse Vereniging voor Burgerzaken gevolgd. De lagere personele kosten houden we beschikbaar voor organisatie.

Wij vragen voor 2020 een budget aan van € 245.000 voor implementatiekosten van noodzakelijke licenties. Vorig jaar hebben we een structureel budget aangevraagd voor licentiekosten Microsoft op basis van de beste inschatting op dat moment. In 2019 hebben we een impactanalyse uitgevoerd. Uit de analyse blijkt dat de implementatie van deze gewijzigde licenties gepaard gaat met intensieve aanpassingen van koppelingen met andere systemen. We vragen voor 2020 daarom eenmalig € 245.000 aan om de implementatie van deze noodzakelijke licenties uit te kunnen voeren.

Wij vragen een budget aan van € 91.500 in 2020 voor noodzakelijke licenties voor pakketten die niet meer te koop zijn. Steeds meer leveranciers bieden hun software alleen nog aan in een (jaarlijks) licentiemodel. Het is niet meer mogelijk het pakket aan te schaffen. Daardoor stijgen de kosten. We moeten in 2020 de pakketten vervangen van Adobe CS, Adobe Acrobat, Microstation en Gegevensplein (ESRI). De kosten voor de licenties van Microsoft en VMWare zijn bijgesteld op basis van de laatste prijzen. Voor de stijging van de kosten vragen we 2020 extra middelen aan. De kosten zijn structureel maar vanaf 2021 zorgen we dat we de kosten binnen de ICT budgetten op kunnen vangen.

Wij schaffen een kernregistratie personeel aan. In dit systeem registreren we autorisaties gebruikgegevens en systemen. Dit systeem registreert ook personeel dat hier werkzaam is maar niet in dienst van de gemeente. Denk hierbij aan inhuurkrachten, zzp-ers, stagiaires enz. Wij vragen hiervoor een incidenteel budget voor implementatiekosten van € 10.000 en een structureel budget van € 15.000 voor abonnementskosten.

We hebben voor dit jaar een forse overschrijding op het budget voor software. We vragen voor dit jaar een extra budget van € 200.000 en we betalen dit uit de reserve automatisering. Dit vraagt geen extra budget.

We vragen voor het jaar 2020 een inhuurbudget van € 40.000 om WOZ-waardering van m3 naar m2 voor 1 juni 2020 in het bestand verwerkt te krijgen. Nu is 25% van het totale bestand in m2 verwerkt. Dit zijn 10.000 woningen. Dit zijn vooral woningen in het buitengebied. We beginnen nu aan woningen in Oss met gelijke afmetingen. Rijtjeshuizen en flats zijn hier voorbeelden van. Met de verwerking hiervan stijgt het percentage sneller. We verwachten dan ook het minimale percentage van 75% op 1 juni 2020 te halen. Dit is het percentage dat de Waarderingskamer hanteert om toe te staan dat wij WOZ-aanslagen opleggen.

In 2019 kan eenmalig € 40.000 vrijvallen van het budget voor de Schadewijk. In de programmabegroting van vorig jaar is structureel geld beschikbaar gesteld voor een gebiedsgerichte aanpak in de Schadewijk. Dit geld is bedoeld voor opgaven op diverse terreinen, bijvoorbeeld wonen, welzijn, zorg, inkomen en veiligheid. Er blijft dit jaar geld over doordat de vacatureruimte nog niet ingevuld is.

We stellen voor om een nieuwe reserve te vormen, namelijk de reserve participatiebevordering. Deze reserve is bedoeld om mensen met een bijstandsuitkering met nieuwe dienstverleningen meer te laten meedoen in de maatschappij. Daarvoor hebben we professionals nodig, die kijken en vragen naar interesses en wensen van inwoners en deze kunnen vertalen naar mogelijkheden en kansen in én voor de Osse samenleving. Het gaat om de volgende projecten binnen participatiebevordering: experiment regelluw, intensievere aanpak mensen met een zorgprofiel, uitvoeringskosten nieuw inburgeringswet en teamontwikkeling Sociaal domein. De middelen zijn eerder beschikbaar gesteld, echter in de uitvoering vindt een en ander meer gefaseerd over de jaren plaats. Via de vorming van een aparte reserve blijven de gelden beschikbaar voor de realisatie van deze projecten. Per saldo kost dit dus geen extra geld.

Wij vragen voor 2019 een budget aan van € 225.000 voor noodzakelijke upgrades. Het documentmanagementsysteem (DMS) e-Docs en het documentscansysteem Kofax worden voorzien van een upgrade. De upgrade is noodzakelijk om onderhoud en ondersteuning van de leverancier te krijgen. We hebben eerder middelen daarvoor ontvangen. Een impact-analyse heeft geleid tot een hogere offerte van de leverancier. Daarnaast hebben we ook kosten van projectleiding. Het project is door deze analysefase later dan voorzien tot uitvoering gekomen. We stellen daarom de noodzakelijke middelen bij. Vanaf april 2019 zijn gemeenten verplicht om e-facturen te kunnen ontvangen. Als gevolg van wetgeving moeten overheden deze facturen kunnen verwerken. We richten in 2019 het proces e-facturen in. We starten met onze energieleveranciers.

Wij vragen voor 2020 een budget aan van € 65.000 om onze e-dienstverlening te verlenen. Voor onze e-dienstverlening is ons zaaksysteem de belangrijkste schakel tussen de burger en gemeente. Om deze dienstverlening te goed te kunnen blijven doen, is het voor 2020 noodzakelijk de nieuwste softwareversie te installeren, zodat we bijblijven bij de ontwikkelingen en de e-dienstverlening kunnen waarborgen. Voor deze update zijn geen budgetten beschikbaar.

We hebben een eenmalig voordeel van € 34.000 doordat investeringen in het meubilair doorgeschoven zijn van 2019 naar 2020.

Door vertraging in de uitvoering van diverse ICT projecten hebben we in 2020 en 201 een voordeel. Een voordeel in 2020 van € 444.000 en in 2021 van € 141.000. Dit is incidenteel. Het vertraging wordt veroorzaakt door de grote complexiteit van de projecten.

We willen de komende jaren investeren om te komen tot een organisatie waar de basis goed op orde is. Dit doen we door procesoptimalisatie en digitalisering van een aantal administratieve functies in de organisatie. Aan de ene kant vraagt dit extra geld, maar dit levert ook geld op. Via verdergaande proces optimalisaties en digitalisering leggen we een taakstelling op aan de organisatie. Dit levert een voordeel op van € 218.000 in 2020 oplopend tot € 425.000 in 2023. De taakstelling is gericht op administratief ondersteunende functies en loopt op van 3%- 6%-9% naar 10%. Om dit te realiseren is eenmalig geld nodig ter hoogte van € 1 miljoen om te kunnen investeren in procesoptimalisatie en digitalisering (ICT/ procesdeskundigheid etc). In dit bedrag is ook € 0,5 miljoen opgenomen om te kunnen investeren in de organisatie. Diverse afdelingen staan onder druk en hierin moet tijdelijk extra geïnvesteerd worden om de basis op orde te brengen danwel op orde te houden. Daarnaast hebben we om dit mogelijk te kunnen voor de afdeling ICT vijf extra formatieplaatsen nodig om de basis op orde te brengen. Door middel van deze uitbreiding zijn wij in staat om de basis van onze ICT-organisatie kwalitatief en kwantitatief op te orde brengen. Wij vragen twee gegevensbeheerders, één projectleider en een adviseur informatiemanagement en -beveiliging. We faseren dit in twee jaar: twee formatieplaatsen in 2020 en drie in 2021. Per saldo vragen we in 2020 € 500.000, voor 2021 € 576.000 en voor 2022 € 76.000.

We gaan de openingstijden bij burgerzaken en BML met 4 uur per week verminderen. We besparen dan op uren van 3 baliemedewerkers, € 26.500. Dit past bij de gedachte van click- call- face principe. Uit onderzoek blijkt de donderdagochtend het meest geschikt is om te laten vervallen. Gemiddeld per week dienen 46 afspraken op een ander moment gepland te worden.

We gaan vanaf 2020 aan schuldeisers een vergoeding vragen voor uitvoeringskosten van schuldhulpverlening. De verwachte opbrengst hiervan is minimaal € 16.000. Voor het opzetten en het uitvoeren van schuldregelingen mag de gemeente bij schuldeisers een vergoeding in rekening brengen. De hoogte van de vergoeding is 9%. Dit kan ten laste worden gebracht van het af te lossen bedrag. Concreet betekent dit dat de schuldeiser minder ontvangt. De inwoner in de schuldregeling merkt hier niets van. Daarnaast mogen we € 6 per maand in rekening brengen voor het financieel beheer voor inwoners die in een regeling zitten. Ook dit wordt afgetrokken van het totaal af te lossen bedrag, daar heeft de inwoner geen nadeel van. Het opvoeren van een vergoeding voor schuldregelingen hebben we tot nu toe niet gedaan. Het invoeren van deze werkwijze is conform de richtlijnen van de NVVK (vereniging voor schuldhulpverlening en sociaal bankieren) en ook gangbaar bij andere gemeenten en kredietbanken. Ook bij schuldeisers is deze regeling bekend. Het zorgt in de praktijk niet voor extra obstakels om tot een regeling te komen. Implementatie hiervan vergt een minimale inspanning. Het totaalbedrag dat we ontvangen is afhankelijk van het totaal af te lossen bedrag.

We ontvangen in 2020 € 16.000 en vervolgens de jaren erna jaarlijks € 31.000 voor de uitvoering van de nieuwe donorwet. We hebben de wettelijke verplichting om bij afgifte van paspoort en rijbewijs de aanvrager te informeren over orgaandonatie.